Polityka prywatności Logistyka Łańcucha Dostaw

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Logistyka Łańcucha Dostaw (dalej: „Spółka”, „my”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Administratorem danych osobowych jest Logistyka Łańcucha Dostaw z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator”). W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e‑mail lub adresu korespondencyjnego wskazanego w umowach, korespondencji handlowej lub na stronach informacyjnych Spółki.

Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Zakres danych osobowych W związku z prowadzeniem działalności w sektorze transportu i logistyki przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych osobowych: 1) dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (jeśli wymagają tego przepisy prawa lub specyfika współpracy); 2) dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres do korespondencji, adres e‑mail, numery telefonu; 3) dane dotyczące realizacji usług: informacje o zamówieniach, numerach listów przewozowych, numerach rejestracyjnych pojazdów, trasach przewozu, danych odbiorców i nadawców przesyłek, informacje o statusie i historii przesyłek; 4) dane rozliczeniowe i finansowe: numery rachunków bankowych, dane do faktur, informacje o płatnościach, należnościach i zobowiązaniach; 5) dane dotyczące współpracy: treść korespondencji, notatki służbowe dotyczące przebiegu współpracy, zgłoszenia i reklamacje; 6) dane pracowników i współpracowników kontrahentów (np. kierowców, spedytorów, osób kontaktowych) w zakresie niezbędnym do organizacji i realizacji przewozów oraz obsługi logistycznej; 7) dane zbierane przy korzystaniu z serwisów internetowych Administratora (jeżeli są udostępniane): adres IP, identyfikatory plików cookies, dane urządzenia i przeglądarki, podstawowe dane statystyczne dotyczące korzystania z serwisu.

Podanie danych osobowych może być wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. W przypadkach, gdy podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji określonego celu, informujemy o tym osobno.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w następujących celach i na następujących podstawach prawnych: 1) Zawarcie i wykonywanie umów transportowych, logistycznych oraz powiązanych usług (np. magazynowanie, przeładunek, spedycja) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem). 2) Wykonywanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym obowiązków podatkowych i rachunkowych, dokumentowania przewozu towarów, archiwizacji dokumentacji – art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 3) Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa przewozu, ochrona mienia, zapobieganie nadużyciom i oszustwom, wewnętrzna kontrola jakości usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). 4) Utrzymywanie bieżącego kontaktu z kontrahentami, w tym przesyłanie informacji o statusie zleceń i przesyłek, udzielanie odpowiedzi na zapytania, prowadzenie korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 5) Prowadzenie analiz i statystyk dotyczących działalności w obszarze transportu i logistyki, planowanie rozwoju usług, optymalizacja tras i procesów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 6) Marketing bezpośredni własnych usług, w tym wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną lub kontakt telefoniczny – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie wymaganym przez przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej – na podstawie udzielonej zgody. 7) Realizacja zgód – jeżeli w szczególnych przypadkach poprosimy o zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu, dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w niniejszej Polityce, w szczególności: 1) przewoźnikom, podwykonawcom, partnerom logistycznym i magazynowym, firmom spedycyjnym; 2) dostawcom systemów informatycznych, usług hostingowych i utrzymania infrastruktury IT; 3) podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcze, prawne, windykacyjne, audytorskie; 4) operatorom płatności i instytucjom finansowym w związku z rozliczeniami; 5) operatorom pocztowym i firmom kurierskim; 6) uprawnionym organom publicznym (np. sądom, organom ścigania, organom skarbowym) – w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

W przypadku przekazywania danych podmiotom przetwarzającym (procesorom) zawieramy z nimi odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodne z RODO.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku ze specyfiką realizowanych usług transportowych lub logistycznych wystąpi konieczność przekazania danych do państw trzecich (poza EOG), odbywa się to wyłącznie na zasadach określonych w RODO, w szczególności na podstawie: 1) decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przyjętej przez Komisję Europejską, 2) standardowych klauzul umownych, 3) innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 46–49 RODO.

Osoby, których dane dotyczą, mogą uzyskać kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu danych do państw trzecich, kontaktując się z Administratorem.

6. Okres przechowywania danych Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane, oraz wymogów prawnych: 1) dane związane z zawarciem i realizacją umowy – przez okres trwania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego; 2) dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady nie krócej niż 5 lat od końca roku podatkowego); 3) dane przetwarzane dla celów marketingu bezpośredniego – do czasu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), a także przez czas uzasadniony specyfiką relacji biznesowej; 4) dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu ziszczenia się tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu; 5) dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO: 1) prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz otrzymania ich kopii; 2) prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych; 3) prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO; 4) prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; 5) prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych innemu administratorowi, w zakresie określonym w art. 20 RODO; 6) prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania, oraz wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego; 7) prawo cofnięcia zgody – w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem; 8) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w pkt 1.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie W ramach działalności w sektorze transportu i logistyki co do zasady nie podejmujemy wobec osób fizycznych zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani nie prowadzimy profilowania w rozumieniu RODO, które wywoływałoby wobec nich podobnie istotne skutki.

Jeżeli w przyszłości zastosujemy takie mechanizmy, poinformujemy o tym odrębnie, wskazując zasady podejmowania decyzji, znaczenie i przewidywane konsekwencje takiego przetwarzania oraz możliwości zakwestionowania decyzji i uzyskania interwencji ludzkiej.

9. Pliki cookies i technologie podobne Jeżeli korzystasz z serwisów internetowych prowadzonych przez Logistyka Łańcucha Dostaw, możemy stosować pliki cookies oraz podobne technologie w celach: 1) zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu i jego podstawowych funkcji; 2) tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin i analizy sposobu korzystania z serwisu; 3) dostosowania treści do preferencji użytkownika (jeżeli wyraził odpowiednie zgody).

Zakres stosowania cookies, ich rodzaje, okres przechowywania oraz zasady zmiany ustawień przeglądarki są określone w odrębnej informacji o plikach cookies, dostępnej w serwisie internetowym Administratora (jeśli jest udostępniany).

10. Środki bezpieczeństwa danych Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, w szczególności: 1) ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych osób, 2) stosowanie zabezpieczeń systemów informatycznych (m.in. hasła, szyfrowanie, kopie zapasowe), 3) regularne szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, 4) stosowanie procedur wewnętrznych dotyczących przetwarzania i udostępniania danych.

11. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana w celu dostosowania do zmian w przepisach prawa, zmian w naszej działalności lub zmian w stosowanych technologiach. Zmieniona wersja Polityki będzie publikowana w miejscu dotychczasowej lub przekazywana w inny odpowiedni sposób.

Korzystanie z usług Logistyka Łańcucha Dostaw po wejściu w życie zaktualizowanej Polityki oznacza akceptację jej postanowień w aktualnym brzmieniu.